10 geleerde lessen uit gemeentelijke samenwerkingsverbanden

Je hebt het vast van dichtbij meegemaakt. Je gemeente werkt samen met andere gemeenten op het gebied van onder andere ICT. “Een samenwerkingsverband is een externe afdeling van onze gemeente,” wordt er gezegd. Maar vaak wordt dat niet meer zo gevoeld. Een moeizame harmonisatie van ICT en werkprocessen, financiële zorgen, een ontluikende wij-zij relatie, onenigheid tussen deelnemers en een gemeenteraad die zich op afstand geplaatst voelt, zijn de zichtbare uitdagingen.

Hieronder de 10 belangrijkste lessons learned. Het zijn ervaringen opgetekend vanuit de optiek van raadsleden, colleges, directies en medewerkers. Gebruik ze als toetsingskader voor je nieuwe- of bestaande (ICT-) samenwerking.

De 10 belangrijkste lessen

1. Ambitie en visie
   wanneer een gemeenschappelijke ambitie en visie ontbreekt of niet voldoende is doorleefd, zorgt dit voor veel discussie en onrust tussen gemeenten. Ook kan het gebeuren dat de strategie van één van de deelnemers verandert (b.v. onder invloed van cloudontwikkelingen of digitale transformatie). En daardoor wil een gemeente wellicht niet meer in de samenwerking deelnemen. Een regelmatige herijking van de ambitie en integrale visie met alle partijen is daarom van groot belang. Specifiek voor ICT-samenwerkingsverbanden is een vertaling naar een informatiebeleidsplan ook zeker noodzakelijk.
2. Business case
   Veel ICT-samenwerkingsverbanden starten met een te krappe begroting, een taakstelling en/of te weinig middelen voor frictiekosten. Op het moment dat de tegenvallers boven water komen, start er een ingewikkeld proces, waarbij geen van de stakeholders de schuld wil krijgen of verantwoording wil afleggen. Een eerlijke en realistische begroting bij de start is een must. En er zijn zeker besparingen te realiseren, maar deze liggen vaak bij de vakafdelingen en minder snel bij de ICT-operatie. Wees je daarvan bewust.

   Leiderschap en een betekenisgevend plan

3. Leiderschap
   De start van een samenwerking vereist een sterke leider (kwartiermaker) die kan bouwen, snelheid kan ontwikkelen en daarbij voldoende mandaat krijgt. Na twee jaar is er een ander type leider nodig, die kan beheren en verder kan bouwen. Aandacht voor mensen en resultaten is belangrijk. Leiderschap wordt uiteraard ook gevraagd van bestuurders en directies
4. Een betekenisgevend plan
   Zorg voor een haalbaar en realistisch ontwikkelproces. Vaak gaat een samenwerking van start en dan moet er nog nagedacht worden over de inrichting van de organisatie. Het is beter om de samenwerking goed voor te bereiden, zodat medewerkers goed op hun plek komen en direct productief kunnen worden. Dit is ook goed voor de klant-leverancier relatie en daarmee sta je met 1-0 voor in plaats van achter.

   I&A-Architectuur en -Harmonisatie

5. I&A-Architectuur
   Zeker bij ICT-samenwerkingsverbanden is het van belang om een goed ontwerp te maken van de nieuwe ICT-architectuur. Door wetgeving krijg je o.a. te maken met beperkingen die het applicatielandschap complexer kunnen maken (denk aan datadistributie en basisregistraties). Maar ook hebben gemeenten verschillende wensen t.a.v. bedrijfsvoering die gefaciliteerd moeten worden. Dit maakt een gedegen blauwdruk (dé architectuur) noodzakelijk.
6. I&A-Harmonisatie
   Het harmoniseren van de infrastructuur en de applicaties betekent ook vaak dat werkprocessen van gemeenten geharmoniseerd moeten worden en dat de zakelijkheid toeneemt. Hiermee geeft elke deelnemende gemeente een beetje van zijn autonomie op, en dit is vaak een moeizaam proces, waarbij de eigen vertrouwde werkprocessen losgelaten moet worden. De harmonisatie van applicaties wordt algemeen gezien als één van de lastigste opgaven. Ook omdat er veel geld mee is gemoeid. Overdenk en plan dit zorgvuldig.

   Focus en communiceer

7. Focus
   Stel één doel tegelijkertijd. Als je een samenwerking gaat ontwikkelen, probeer dan niet meteen alles anders te doen, maar stel duidelijk prioriteiten. Bijvoorbeeld het invoeren van zelfsturing kan ook een jaar later. Of je kunt eerst de applicaties harmoniseren en dan pas grote functionele verbeteringen doorvoeren.
8. Communiceren
   Het informeren van stakeholders en met name het college en de gemeenteraad is van het grootste belang, om goodwill te kweken en te houden. Informeer het college en de gemeenteraad regelmatig en wees transparant over de mee- en tegenvallers. Geef voorlichting aan de medewerkers van de deelnemende gemeente over de veranderingen en de nieuwe zakelijkheid. Zorg dat iedereen uw visie en strategie kent. Dan zul je merken dat je binnen een samenwerkingsverband ook gewoon fouten mag maken 🙂

   Zakelijk & Energie

9. Zakelijk
   Zet de zakelijke afspraken op papier voor minder goede tijden en maak ook een exit scenario. Vaak wordt een ICT samenwerking gestart vanuit mensen die het goed met elkaar kunnen vinden. Maar als één persoon vertrekt, zijn de afspraken vaak minder duidelijk. Zet daarom je afspraken duidelijk op papier in de vorm van een contract en een dienstverleningsovereenkomst.
10. Energie
    Het plezier en enthousiasme komt vanzelf als bovenstaande lessen ter harte worden genomen. En probeer de invloed van de “beroepsremmer in vaste dienst” zo snel mogelijk te reduceren. De meeste mensen zijn positief en willen graag vooruit en onderdeel zijn van succes. Dit zorgt voor de juiste cultuur en positieve energie. Let er tevens op dat de tijden veranderen en dat ook de rol van de ict-afdeling verandert.

Wil je eens sparren over je samenwerkingsverband? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Native Consulting.

Voucher