De digitale transformatie is in volle gang en we zijn inmiddels in een volgende fase beland op weg naar de digitale gemeente. Sommige van onze taken zullen we overdragen aan machines en andere taken komen erbij. De mensen, middelen, processen, organisatie en inwoners veranderen. Wat betekenen al die veranderingen voor ons?
Werkzaamheden in de digitale gemeente
We vroegen Jan van Gompel, account executive van Montr BV welke middelen er in gezet kunnen worden voor de toekomstige digitale gemeente. Montr BV verzorgt toonaangevende applicaties voor de zakelijke- en overheidsmarkt.
Wat versta je onder een digitale gemeente, hoe ziet die eruit.
Jan van Gompel: “Een digitale gemeente is een gemeente die haar gehele communicatie en dienstverlening in één digitale flow kan laten verlopen. Bijvoorbeeld van eerste contact tot het keukentafelgesprek en eindigend met het toekennen tot de beschikking. Dit kunnen overigens verschillende geschakelde applicaties zijn die de burger hierin ondersteunen.”
Welke digitale middelen gebruiken gemeenten op dit moment vooral en waarom is dat eigenlijk zo.
Jan: “Petitieplatformen; tools om de politieke agenda te bepalen; online (co)-creatie van wetsvoorstellen; stem apps; online discussieplatforms; interactieve informatiesystemen. Digitalisering wordt ingezet om de legitimiteit van bestuur te versterken, om meer met elkaar in gesprek te gaan en om meer grip te krijgen op uitgaven.”
Hoe zetten gemeenten deze middelen in.
Van Gompel: “Door gebruik te maken van een mix van middelen, zoals social media, websites, webapplicaties voor aanvragen. Verdere integratie zaaksystemen en backoffice systemen.”
Is er ruimte of zijn er mogelijkheden voor andere, nieuwe digitale middelen die gemeenten nu nog niet inzetten. Welke middelen zouden dat kunnen dat zijn.
Jan: “De primaire processen in de dienstverlening bestaan vaak uit verschillende losse onderdelen die ieder op een eigen manier zijn gedigitaliseerd en onvoldoende zijn geïntegreerd. Mede hierdoor bevatten verschillende onderdelen van het ambulante werkproces een groot onbenut potentieel inzake de versnelling van doorlooptijden en te behalen efficiency.”
Hoe kun je bewoners stimuleren om meer van de digitale middelen van gemeenten gebruik te maken.
Jan: “Zet in op het concreet verbeteren van dienstverlening. Spreek de ambitie uit om doorlooptijden te versnellen en dienstverlening verder te digitaliseren. Maak een plan, wees concreet en transparant, garandeer privacy, zorg voor een goede mix van middelen, test vooraf, informeer deelnemers over de uitkomst en het vervolg.”
Het boek ontvangen
Dit interview en meer artikelen verschijnen in het e-book De Digitale Gemeente dat we met alle leden van GemeentenNL schrijven. Daarin maken we de verbinding tussen organisatieveranderingen in de digitale gemeente en de wensen van inwoners. Klikt het nog voldoende?
GemeentenNL-leden ontvangen het boek automatisch. Ook ontvangen zij altijd direct bericht zodra een nieuw e-book, onderzoek, document, verslag of paper is toegevoegd aan de kennisbank die zij als lid gratis kunnen raadplegen.