De middelen die de leden van GemeentenNL inzetten op weg naar de digitale gemeente variëren. Dit komt door verschillende aanvliegroutes maar evenzeer door verschillen in verwachtingen en financiële of personele mogelijkheden. Toch zijn er wel degelijk lessen te leren van elkaar en van externe deskundigen. We zetten een aantal belangrijke middelen en mogelijkheden op een rij.
Chatbot Sophie
Chatbot Sophie is de trots van de Gemeente Hollands Kroon. Sophie is de eerste volledig digitale medewerker van de gemeente. Iedereen die een vraag heeft kan met Sophie in gesprek gaan. Als je tegen haar praat, praat ze terug. Als je iets typt, stuurt ze een tekstbericht terug. Ze beantwoordt op elk moment en alle dagen van de week alle vragen. En ze weet op bijna alle, niet dossier inhoudelijke vragen, het antwoord.
Directeur Michiel Koster vertelt dat de gemeente de chatbot gebruikt op de website en als avatar in een app. Maar de gemeente zet meer middelen in. Dat zijn diverse apps zoals de Justin Mobile app om het gebouw mee in te kunnen. En online platformen zoals meedoen.hollandskroon.nl dat een participatieplatform is voor inwoners met een laag inkomen die willen deelnemen aan sport-, culturele- en onderwijsactiviteiten. En er is ook een webcare team dat op alle vragen reageert die via sociale media, telefoon en website binnenkomen.
Informatiesystemen
Gemeenten hebben volgens Kees Groeneveld van eSpecialisten tussen de 100 en meer dan 1.000 verschillende soorten informatiesystemen. Het is soms een enorme opgave om informatie in samenhang over bepaalde personen, objecten of zaken te kunnen ontsluiten. Steeds meer gemeenten gebruiken eData oplossingen om bronnen te ontsluiten in één portaal functie, waardoor ze inzage hebben wat er van bepaalde personen, zaken of objecten vastligt. Daarnaast ziet hij een toename in de toepassing van het eAnonimiseren, waardoor gemeenten geautomatiseerd documenten kunnen anonimiseren voordat ze deze delen met derden.
Collector App van Esri
Binnen de afdeling Openbare Ruimte van de Gemeente Krimpenerwaard heeft medewerker informatiebeheer Karen Thieme de mannen die buitenwerken voorzien van iPads met daarop de Collector App van Esri, wereldwijd marktleider in technologie voor geografische informatiesystemen. Hierop kunnen ze hun werkzaamheden zien, behandelen en afmelden, het werk van de aannemers controleren en werkzaamheden opnemen. Dit betreft zowel de teams Groen, Wegen, Service, Water en de Begraafplaatsen. Daarnaast publiceren zij in sommige gevallen de opgehaalde gegevens ook op de website. Dan gaat het bijvoorbeeld om de strooiroutes, bomenkap en herplant.
Cloudstrategie
De Amsterdamse organisatie Weolcan helpt organisaties om een digital enterprise te worden en ondersteunt daarom op gebied van cloudstrategie, governance en technology. Tom Sondermeijer is kritisch over de ontwikkelingen bij gemeenten. In zijn ervaring lopen gemeenten een tiental jaren achter. Er is een beperkte inzet van cloudoplossingen, veel ouderwets ingerichte datawarehouses en applicaties. Het is een gevolg van meerdere facetten. Een belangrijke factor is de mismatch tussen vraag naar en aanbod van IT. De vraag is vaak niet juist vanwege gebrek aan IT-kennis, het aanbod is vanwege een nog niet volwassen IT-markt ook niet altijd even goed.
Te veel aparte applicaties
Naast de kantoorautomatisering gebruiken gemeenten zeer veel aparte applicaties voor de verschillende afdelingen en processen. Naast deze backofficesystemen worden er ook centrale systemen gebruikt zoals een website, klantcontactsysteem, zaaksysteem, postregistratiesysteem en documentmanagementsysteem.
Mark Voogd van IenPM heeft daar vier verklaringen voor:
- de manier waarop de gemeenten zijn georganiseerd in verschillende verantwoordelijkheden met eigen budgetten
- de mate van kennis van informatiemanagement en mate waarin een gemeente in staat is de manier van de informatievoorziening te besturen
- de ontstaansgeschiedenis van vak-applicaties (zoals van Centric en Pink Roccade), er zijn gewoonweg weinig aanbieders van specialistische backoffice functionaliteit in deze nichemarkt
- veelal wordt gedacht dat je door alles aan elkaar te koppelen op dataniveau wel uit de problemen komt (Common Ground).
Boek opvragen
Dit is één van de artikelen uit het e-book
De Digitale Gemeente. Na het lezen van dit e-book weet je hoe de digitale gemeente eruitziet, wat dit betekent voor jouw werk en wat inwoners daarvan vinden. Het boek met een winkelwaarde van €50 is gratis beschikbaar voor alle leden van GemeentenNL. Nog geen lid? Maak het gelijk in orde
via de lidmaatschapspagina.
