De digitale transformatie is in volle gang en we zijn inmiddels in een volgende fase beland op weg naar de digitale gemeente. Sommige van onze taken zullen we overdragen aan machines en andere taken komen erbij. De werkwijze maar ook de verwachtingen van inwoners veranderen. Wat betekenen al die veranderingen voor onze organisatie en onze processen?
Procesontwikkeling
We vroegen GemeentenNL-lid Eric Edens, programmamanager van de gemeente Almere hoe de werkzaamheden er binnen de toekomstige digitale gemeente eruit zouden kunnen zien. Hij schetst daarbij de ontwikkelingen van de gemeentelijke processen door de jaren heen.
Eric Edens: “Toen ik veertig jaar geleden bij een gemeente begon te werken (personeelszaken gemeente Dronten) zag alles er anders uit: iedereen had (vaak met 1 of 2 collega’s) een eigen kamertje, een eigen bureau met telefoontoestel en rekenmachine. Pen en papier op tafel, postbakje in, postbakje uit en de koffie werd gebracht door een koffiemevrouw. Ik kwam vers van school en vers uit militaire dienst als klerk te werk. Of zoals mijn ouders het zeiden ‘onze vlerk werd klerk’. Als ik goed mijn best deed en regelmatig de advertenties in Binnenlands Bestuur in de gaten hield, kon ik wel carrière maken zeiden oudere collega’s tegen me. Ze wisten wel wat goed voor me was, studeren in de baas zijn tijd, doen wat de leidinggevende wou, niet veel vragen, maar gewoon aan de slag. Het waren overzichtelijke tijden.”
“Ik kreeg de eerste dag een aantal aanvullingen die ik handmatig in wetboeken moest stoppen: oude wetgeving eruit en nieuwe wetgeving erin. Ondertussen las ik een beetje waar het over ging. Ik werkte bij de salarisadministratie en leerde de rechtspositieregelingen uit mijn hoofd: regels over aanstelling, beloning, verlof, ziektekosten (IZA) en ontslag. Als ik me goed herinner waren dat ook de hoofdstukken in het Algemeen Ambtenarenreglement. Wel verbaasde ik me hoe dat ging: doe het maar gewoon, zo doen we het al jaren.”
Rode pen verandert
Bij de gemeenten Huizen, Eemnes en Elburg was het niet veel anders. Eric Edens: “ Processen waren analoog georganiseerd. Als je een beleidsstuk of collegevoorstel niet helder had geschreven kreeg je het terug met rode pen en mocht je het overnieuw opmaken.”
“In de jaren 90, ik werkte inmiddels bij de gemeente Almere, werd het anders. Uiteindelijk had iedereen een eigen computer, wetgeving wordt bijgewerkt en opgezocht online, geen wetboeken en beleidsregels meer op papier, alles online. De aanvullingen op de wetboeken werden afgeschaft. Iedereen had direct de meest recente informatie voorhanden.”
“Bij mijn eerste project (1999): een handboek bedrijfsvoering, vroeg ik me met een aantal collega’s al of het toch niet beter was dit direct online op te maken. Maar… een papieren versie voor elke afdeling was ook wel handig. Alle leidinggevenden kregen een ordner met een A4tje per onderwerp en een banaan (stond symbool voor ‘gaan met die banaan’). Mensen hebben nu eenmaal tijd nodig om te wennen aan een digitale en papierloze wereld. Als de gewenningsperiode voorbij is wil niemand meer terug naar hoe het vroeger was. Of zoals Darwin al zei ‘Het zijn niet de sterksten maar slimsten die overleven, maar degene die zich het beste weten aan te passen aan gewijzigde omstandigheden”.
Digitale boost
“Ik geloof sterk in dat aanpassingsvermogen. Nu we anno 2021 de ervaringen hebben van meer dan een jaar verplicht thuis werken is ook dat wel duidelijk geworden: het plaats- en tijdonafhankelijk en het papierloos werken heeft een enorme ‘boost’ gekregen, we printen veel minder uit, we reizen minder, we vinden elkaar gemakkelijker online en het werken bij gemeenten is misschien wel wat minder persoonlijk, maar zeker een stuk efficiënter en duurzamer geworden. We moeten ook daarom niet meer terug willen naar de oude manier van werken, maar technologische en sociale innovatie omarmen: Change or Die.”
“De technologische ontwikkelingen waren er altijd al en hebben meer impact op onze processen dan we door hadden en hebben. Omdat het veel sneller gaat dan vroeger is het verstandig om nu vooral aandacht te hebben voor de betekenis die de verdergaande digitalisering heeft voor het werken bij gemeenten: de digitale transformatie vraagt vooral focus op sociale innovatie.”
“Maar een ding staat vast: de digitale gemeente valt niet meer weg te denken. Processen zijn gedigitaliseerd en het is vooral zaak om nu focus te leggen op de sociale aspecten ervan.”
Het boek ontvangen
Dit interview en meer artikelen verschijnen in het e-book De Digitale Gemeente dat we met alle leden van GemeentenNL schrijven. Daarin maken we de verbinding tussen organisatieveranderingen in de digitale gemeente en de wensen van inwoners. Klikt het nog voldoende?
GemeentenNL-leden ontvangen het boek automatisch. Ook ontvangen zij altijd direct bericht zodra een nieuw e-book, onderzoek, document, verslag of paper is toegevoegd aan de kennisbank die zij als lid gratis kunnen raadplegen.