De digitale transformatie is in volle gang en we zijn inmiddels in een volgende fase beland op weg naar de digitale gemeente. Sommige van onze taken zullen we overdragen aan machines en andere taken komen erbij. De mensen, middelen, processen, organisatie en inwoners veranderen. Wat betekenen al die veranderingen voor ons en voor onze inwoners?
De digitale gemeente
We vroegen Michiel Koster, directeur bij de gemeente Hollands Kroon, hoe de organisatie, processen, werkzaamheden en middelen binnen de toekomstige digitale gemeente eruit zouden kunnen zien.
Hoe zou een digitale gemeente eruit kunnen zien?
Michiel Koster: “De gemeente wordt een one-stop-shop voor overheidsproducten vergelijkbaar met online webshops. Alle producten zijn volledig digitaal en gepersonaliseerd waarbij al het gedoe (in proces) eruit is gehaald en alles wat automatisch kan ook automatisch gebeurt. Daarnaast zal de gemeente veel meer een online community platform worden, waarin inwoners, bedrijven en instellingen elkaar (digitaal) ontmoeten. Wij zijn als gemeente facilitator hiervoor en verbinden partijen en diensten aan elkaar.”
Kun je een proces beschrijven dat jullie gedigitaliseerd hebben?
Koster: “Wij hebben veel producten gedigitaliseerd, van verhuis- tot geboorteaangifte, maar ook een factuur proces en ook leggen wij digitale huisbezoeken af in het sociaal domein. Naast uiteraard de fysieke contacten.”
Hoe zien de werkzaamheden eruit binnen een digitale gemeente. Wat doen ze en wat moeten ze kunnen.
Koster: “De organisatie van de toekomst is snel, wendbaar en innovatief. Het netwerk is de klant en op projectmatige wijze werken we samen in tijdelijke teams aan verschillende opgaven. Data is alles. Data en dashboards zijn het houvast en het geweten van de organisatie en op basis daarvan worden de meeste besluiten genomen.”
“Werkzaamheden staan altijd in het teken van de verbinding en het contact met de klant en dragen bij aan het gezamenlijk oplossen van de opgaven waar we voor staan. En altijd vanuit jouw omgeving als medewerker zodat jij altijd overzicht hebt in je processen en activiteiten en samenwerkingspartners.”
“Medewerkers van de toekomst moeten:
- Probleemoplossend kunnen denken
- Samenwerkend vermogen hebben
- Beschikken over creativiteit
- Inzicht hebben in nieuwe media en beschikken over digitale vaardigheden
- Multidisciplinair kunnen werken in een netwerk
- Efficiënt informatie verwerken”
Welke digitale middelen gebruiken jullie en hoe gebruik je ze?
Koster: “Chatbot Sophie Hollands Kroon wordt op de website gebruikt en als avatar in een app. Mensen kunnen Sophie oproepen en vragen aan haar stellen. Ze praat dan terug en geeft het antwoord. Daarnaast gebruiken we diverse apps, zoals Justin Mobile app om het gebouw mee in te kunnen. En online platformen zolals participatieplatform meedoen.hollandskroon.nl. Verder werken we met webcare bij het team online en team contact die op alle vragen reageren die via sociale media, telefoon en website bij ons binnenkomen.”
Het boek ontvangen
Dit interview en meer artikelen verschijnen in het e-book De Digitale Gemeente dat we met alle leden van GemeentenNL schrijven. Daarin maken we de verbinding tussen organisatieveranderingen in de digitale gemeente en de wensen van inwoners. Klikt het nog voldoende?
Ben je lid van GemeentenNL? Dan ontvang je het boek automatisch. Ook ontvang je dan altijd direct bericht zodra een nieuw e-book, onderzoek, document, verslag of paper is toegevoegd aan de kennisbank die je als lid gratis kunt raadplegen.