De waardering voor gebruikte digitale middelen hangt af van de positie die je inneemt. Werk je bij een gemeente dan ben je eerder geneigd eventuele tekortkomingen intern te bespreken en niet in het openbaar te delen; zaken die goed gaan deel je dan juist wel met de rest van de wereld. Marktpartijen daarentegen zijn van nature meer extern gericht en minder voorzichtig om de vinger op de zere plek te leggen. Dat heeft immers meestal geen directe politieke of maatschappelijke gevolgen. Doorgaans hebben marktpartijen ook een oplossing paraat, dat kenmerkt immers ondernemers. Het maakt het luisteren naar hun adviezen voor verbetering waardevol.
Informatiehuishouding
Dimitri Palmen van BCT geeft aan dat uit een door zijn organisatie uitgevoerd onderzoek blijkt dat gemeenten achterlopen op het gebied van digitalisering, informatiebeveiliging en privacy. Waar het vaak nog aan ontbreekt is een consensus over de manier waarop informatiestromen beheerd en gecontroleerd worden. Het gaat juist om het veilig, duurzaam en verantwoord bewaren, bewerken en delen van informatie.
Zowel intern als extern is er nog veel ruimte om de interne informatiehuishouding en de extern gerichte uitwisseling van informatie te verbeteren. Gemeenten moeten hun informatiehuishouding transparant, compliant en toekomstgericht op orde hebben. Dat betekent dat zij op zoek gaan naar mogelijkheden, technologieën en betrouwbare partners om optimaal samen te werken en veelbelovende netwerken te creëren. Dit is de enige manier om het bestaansrecht in de toekomst te kunnen borgen.
Monitoren van middelen
Gemeenten zullen meer dan ooit moeten monitoren of informatie in het kader van doelbinding wordt opgevraagd of niet. Daarop wijst Kees Groeneveld van eSpecialisten. De hoeveelheid data die verwerkt wordt binnen gemeenten, maar ook in ketens zoals de Jeugdzorg, gezondheidszorg, openbare orde en veiligheid, omgevingsinformatie en onderwijs neemt toe. Hierbij is het niet altijd duidelijk wie toegang heeft tot bepaalde gegevens. Het scherp sturen en bewaken van wie toegang zou moeten hebben is een verwaarloosd onderwerp. Ook het digitaal anonimiseren is nieuw. Voorheen gebeurde dit met de hand en nu vanwege de grote hoeveelheid data steeds meer geautomatiseerd. Taaltechnologie – het herkennen van tekst en de tekst analyseren in zijn context – zorgt ervoor dat anonimiseren geautomatiseerd kan plaatsvinden.
Een andere oplossing die steeds meer ingang vindt is digitale informatie voorzien van een digitaal zegel waarmee je te allen tijde kunt vaststellen van welke afzender de informatie afkomstig is en in hoeverre de informatie authentiek is. Dit is belangrijk omdat digitale informatie eenvoudig gemanipuleerd kan worden en daarom wil je als ontvanger van informatie zekerheid hebben over de bron en de authenticiteit.
Hoe gebruik je reeds bestaande digitale middelen
De teneur is dat gemeenten in het algemeen nog te weinig gebruik maken van digitale middelen die toch al enige jaren op de markt zijn. Maar waar hebben we het dan precies over als het gaat over het algemene begrip digitale middelen? Tom Sondermeijer van Weolcan denkt hierbij aan:
- bedrijfsprocesorkestratie: door het samenwerken van diverse partijen binnen en buiten de gemeente kun je interne processen veel sneller afhandelen, ook processen die niet zo in het oog springen als het plaatsen van een ex-delinquent in een gemeente.
- datascientists: je ziet dat de inzet van algoritmes en Big Data analyses eigenlijk in geen enkele gemeente nuttig wordt gebruikt
- Internet of Things (IoT) oplossingen: als je niet de goede data verwerkingscapaciteit in huis hebt, dan is ieder IoT project gedoemd te mislukken. Technisch zijn de deze middelen aanwezig, maar geen enkele gemeente zet dit groot in.
Vooral klinkt het advies om een krachtige regie van het bestuur en management op de informatievoorziening te realiseren. Dat vraagt ook zeker iets van het niveau van de ambtenaren. Tegelijk raden marktpartijen aan meer vanuit de burger oftewel de vraagkant te denken dan vanuit het aanbod of de techniek. Het is leuk als iets kan en de gemeente zelf enthousiast is maar als inwoners er niet op zitten te wachten dan moet je het niet doen.
Jaarlijks verschijnen publicaties over mislukte ICT-projecten bij de overheid. Gemeenschappelijke noemer daarbij is dat het vaak te groots wordt gepresenteerd en de doelgroep uit het oog is verloren. Juist door kleine stapjes te zetten met bewezen technologie en een duidelijke stip op de horizon voor inwoners maakt dat een project of nieuwe tool succesvol wordt.
Een ander advies is om de gemeentelijke datamodellen op orde te krijgen. En dan wel in een toekomstbestendig applicatielandschap, dat is dan flexibel in te richten en met op te schalen architectuur. Data Science technieken worden op dit moment onvoldoende toegepast, terwijl de mogelijkheden talrijk zijn. Ook het verbinden van losse onderdelen biedt mogelijkheden. Montr is een organisatie die werkprocessen snel en efficiënt digitaliseert. Jan van Gompel ziet te vaak dat de primaire processen in de dienstverlening bestaan uit verschillende losse onderdelen die ieder op een eigen manier zijn gedigitaliseerd en onvoldoende zijn geïntegreerd. Mede hierdoor bevatten verschillende onderdelen van het ambulante werkproces een groot onbenut potentieel voor de versnelling van doorlooptijden en te behalen efficiency.
Boek opvragen
Dit is één van de artikelen uit het e-book De Digitale Gemeente. Na het lezen van dit e-book weet je hoe de digitale gemeente eruitziet, wat dit betekent voor jouw werk en wat inwoners daarvan vinden. Het boek met een winkelwaarde van €50 is gratis beschikbaar voor alle leden van GemeentenNL.
Nog geen lid? Maak het gelijk in orde via de lidmaatschapspagina.